Je kunt nog zo fanatiek e-mails verwijderen, de volgende ochtend begint het circus gewoon opnieuw. Webwinkels beloven spectaculaire kortingen, nieuwsbrieven eisen je aandacht en apps sturen meldingen waar niemand op zit te wachten. Handmatig opruimen voelt daardoor als dweilen met de kraan open. Gelukkig heeft Gmail een functie die veel mensen nauwelijks gebruiken: filters. Hiermee geef je binnenkomende berichten automatisch een bestemming. Drie eenvoudige regels maken al een wereld van verschil.
1. VIP’s krijgen voorrang
Niet iedere e-mail is even belangrijk. Een bericht van je baas, een goede vriend of een belangrijke klant wil je meteen zien. De zoveelste aanbieding voor goedkope sneakers kan best wachten.
Open Gmail op je computer en klik op het tandwiel. Ga naar ‘Alle instellingen bekijken’ en kies ‘Filters en geblokkeerde adressen’. Klik vervolgens op ‘Nieuw filter maken’. Vul bij ‘Afzender’ de e-mailadressen van je belangrijkste contacten in. Kies daarna ‘Filter maken’ en vink aan dat deze berichten altijd als belangrijk worden gemarkeerd en een ster krijgen. Je kunt ze ook automatisch in de categorie ‘Primair’ plaatsen. Zo krijgen belangrijke berichten een voorkeursbehandeling, zonder dat je zelf hoeft te zoeken.
2. Nieuwsbrieven naar de wachtkamer
Nieuwsbrieven zijn een beetje als reclamefolders op de deurmat. Soms zit er iets interessants tussen, maar je hoeft ze niet allemaal direct te lezen. Maak een tweede filter en vul bij ‘Bevat de woorden’ het woord unsubscribe in. Dat staat in veel commerciële e-mails. Selecteer vervolgens ‘Label toepassen’ en maak een nieuw label met de naam ‘Nieuwsbrieven’. Vink ook ‘Postvak IN overslaan (Archiveren)’ aan.
Vanaf dat moment worden veel nieuwsbrieven automatisch uit je inbox gehouden. Ze blijven gewoon bewaard onder hun eigen label. Handig voor wanneer je wél zin hebt om aanbiedingen door te spitten. Controleer af en toe of er geen belangrijke berichten tussen zitten. Niet iedere nieuwsbrief bevat namelijk dezelfde afmeldtekst.
3. Weg met digitale wegwerpmail
Dan zijn er nog de e-mails die ongeveer even lang nuttig zijn als een parkeerkaartje. Denk aan verificatiecodes, eenmalige inlogcodes en automatische meldingen. Ook die kun je met een Gmail-filter aanpakken. Maak een derde filter en vul bij ‘Bevat de woorden’ bijvoorbeeld dit in: “verificatie code” of “eenmalige code”. Gmail herkent hiermee berichten die een van deze termen bevatten. Je kunt ze vervolgens automatisch laten verwijderen.
Lees meer: De nieuwe iPad mini is bijna de perfecte tablet, maar Apple laat één steek vallen
Maar wees voorzichtig. Sommige beveiligingsmeldingen zijn juist belangrijk. Een onbekende inlogpoging wil je bijvoorbeeld niet missen. De verstandigste aanpak is daarom om deze berichten eerst automatisch te archiveren onder een apart label, zoals ‘Tijdelijke meldingen’. Controleer een paar dagen wat daar binnenkomt. Pas als je zeker weet dat de juiste berichten worden geselecteerd, kun je automatisch verwijderen overwegen. Verwijderde Gmail-berichten blijven normaal gesproken nog 30 dagen in de prullenbak staan.
Gmail ruimt zelf de rommel op
Het fijne aan deze drie filters is dat je ze maar één keer hoeft in te stellen. Daarna doet Gmail het meeste werk automatisch. Belangrijke berichten vallen op, nieuwsbrieven wachten netjes op hun beurt en overbodige meldingen vervuilen je inbox niet langer. Natuurlijk zal er af en toe nog een verdwaalde reclamemail doorheen glippen. Dan pas je simpelweg een filter aan.
Een inbox die altijd precies nul berichten bevat, is niet gegarandeerd. Maar eentje waarin je eindelijk weer kunt vinden wat je zoekt? Dat is met deze drie Gmail-trucs ineens een stuk realistischer.
